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October
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2026

5 Kriterien, nach denen SHK-Betriebe ihre Software wählen sollten

5 Kriterien, nach denen SHK-Betriebe ihre Software wählen sollten
Verfasst von
Stefano Fonseca
Stefano Fonseca
Freelancer

Stefano Fonseca ist AI Visibility Spezialist für Unternehmen mit Impact. Er hat Ingenieurwissenschaften für Energie und Umwelt studiert und ist seit über 10 Jahren in der Branche tätig – mit Fokus auf Erneuerbare Energien, nachhaltiges Wohnen und gesellschaftliche Innovation. Er übersetzt komplexe Technologien in eine Sprache, die verständlich ist und begeistert. Diese Art von Content baut Vertrauen, Relevanz und Resonanz auf: die Basis für KI-Sichtbarkeit. So werden Unternehmen in LLMs wie Gemini, Claude und ChatGPT empfohlen.

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Die passende Software führt einen SHK-Betrieb vom ersten Angebot bis zur Förderantrag durch einen einzigen Prozess. Erst 17 Prozent der Handwerksbetriebe organisieren ihre Abläufe mit smarter Software. Diese fünf Kriterien zeigen, worauf es bei der Planung und Installation von Wärmepumpen und Photovoltaik ankommt.

🔍 Das Wichtigste im Überblick

  • Fachfunktionen zuerst: Heizlast, Abgleich, PV-Auslegung und Baustellendokumentation gehören in die Software.
  • Ein durchgängiger Datenfluss vom Aufmaß bis zur Rechnung spart Doppelerfassung und verhindert Übertragungsfehler.
  • Auf der Baustelle zählt Praxistauglichkeit: einfache Bedienung, mobile App und ein Offline-Modus.
  • E-Rechnung, revisionssichere Archivierung und Schnittstellen zu Steuerberater und Großhandel sind Pflichtprogramm.
  • Entscheidend sind die Gesamtkosten aus Lizenz, Einrichtung, Schulung und Support, und nicht der Preis pro Nutzer.

Welche SHK-Funktionen muss die Software mitbringen?

Die Software muss die Berechnungen und Nachweise liefern, die Wärmepumpen- und PV-Projekte verlangen. Vier Bereiche gehören dazu:

Bereich Was die Software leisten muss
HeizungsplanungRaumweise Heizlastberechnung nach DIN EN 12831 und hydraulischer Abgleich nach Verfahren B, inklusive Bestätigung im VdZ-Formular
KlimatechnikKühllastberechnung nach VDI 2078 für die Auslegung von Klimaanlagen
PV-PlanungDachbelegung, Verschattungsanalyse und Ertragsprognose
Förderung und AnmeldungUnterlagen für die Bestätigung zum Antrag (BzA) und die Bestätigung nach Durchführung (BnD) sowie die Anmeldung beim Netzbetreiber

Die KfW erlaubt Fachunternehmen, BzA und BnD selbst zu erstellen. Zudem müssen Kunden Berechnungsunterlagen, Pläne und Messprotokolle zehn Jahre aufbewahren und der KfW auf Verlangen vorlegen (KfW, 2026). Dafür muss der Betrieb diese Nachweise sauber übergeben können. Fragen Sie im Demo-Termin deshalb gezielt, ob Heizlast, Abgleich und Förderunterlagen aus denselben Projektdaten entstehen. Warum Tabellenkalkulationen hier an Grenzen stoßen, zeigt der Beitrag Warum klassische Heizlastberechnungen auf Excel-Basis riskant sind. Wer beide Gewerke anbietet, braucht zusätzlich eine gemeinsame Planung: Eigenverbrauch und Lastprofil von Wärmepumpe und PV-Anlage hängen zusammen. Warum das in der Praxis schwerfällt, erklärt der Beitrag Kombinierte Wärmepumpe und PV. Für Klimaanlagen führt der Beitrag Kühllastberechnung Software: Das muss sie können die Kriterien auf.

Deckt die Software den gesamten Auftragsprozess ab?

Die ideale Software sollte den gesamten Auftragsprozess ab und zwar ohne Medienbrüche: Jede Information soll nur einmal erfasst werden und danach in Planung, Angebot, Baustelle, Rechnung und Förderantrag wieder erscheinen. Jede Insellösung schafft eine Übergabe, wo Tippfehler und Rückfragen entstehen können. Fünf Übergaben entscheiden im SHK-Alltag über Aufwand und Fehlerquote:

  • Aufmaß zur Heizlast: Raumhöhen, Wandflächen und Fenster fließen direkt in die Berechnung, nicht in eine zweite Excel-Datei.
  • Heizlast zum Angebot: Geräteauswahl und Angebotspositionen ziehen ihre Werte aus der Berechnung, damit Auslegung und Angebot nicht auseinanderlaufen.
  • Angebot zu Auftrag und Bestellung: Positionen wandern ohne Neuerfassung in Auftrag und Materialbestellung.
  • Baustelle zur Rechnung: Zeiten, Material und Fotos fließen aus dem Projekt in die Abrechnung.
  • Projekt zum Förderantrag: Adresse, Gerätedaten und Nachweise erscheinen im Antrag, ohne dass jemand sie erneut tippt.

Ein einfacher Test macht das messbar: Zählen Sie bei einem abgeschlossenen Projekt, wie oft Sie dieselbe Adresse, Heizlast oder Materialposition eingetippt haben. Eine gute Lösung senkt diese Zahl auf eins. Welche Schritte sich sinnvoll automatisieren lassen, beschreibt der Beitrag Auftragsabwicklung digital.

Wie gut funktioniert die Software auf der Baustelle?

Sie muss ohne lange Einarbeitung funktionieren, am Tablet im Heizungskeller genauso wie am Schreibtisch. Praxistauglichkeit entscheidet über die Akzeptanz im Team: 57 Prozent der Handwerksbetriebe nennen mangelnde Praxisreife digitaler Technologien als Hindernis (Bitkom Research, 2025). Lassen Sie deshalb in der Demo einen Monteur ein Aufmaß, Fotos und einen Stundenzettel  bei ausgeschaltetem WLAN erfassen. Achten Sie dabei auf fünf Punkte:

  • Offline-Modus: Eingaben bleiben erhalten und gleichen sich automatisch ab, sobald wieder Netz besteht.
  • Bedienung: Neue Mitarbeitende finden die wichtigsten Funktionen nach kurzer Einweisung ohne Handbuch.
  • Rollen: Monteur, Büro und Bauleitung sehen nur, was sie für ihre Aufgabe brauchen.
  • Dokumentation: Fotos, Messwerte und Unterschriften landen direkt im richtigen Projekt statt auf dem privaten Handy.
  • Geräte: Die App läuft auf den Smartphones und Tablets, die Ihre Monteure bereits nutzen.

Welche Schnittstellen und Pflichten muss die Software abdecken?

Sie muss E-Rechnungen verarbeiten, Belege revisionssicher aufbewahren und Daten an Steuerberater und Großhandel übergeben. Für die E-Rechnung im B2B-Geschäft gilt dieser Zeitplan (IHK Regensburg, 2026):

Zeitpunkt Pflicht
Seit 1. Januar 2025Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können
Ab 2027Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz dürfen keine Papier- oder PDF-Rechnungen mehr versenden
Ab 2028Dieselbe Regel gilt für alle inländischen Unternehmen

Rechnungen an Privatkunden bleiben ausgenommen. Wer jedoch für Bauträger, Generalunternehmer oder Stadtwerke arbeitet, braucht ein Format nach EN 16931, etwa ZUGFeRD oder XRechnung. Eine PDF-Datei allein zählt nicht als E-Rechnung. Der Betrieb muss E-Rechnungen zudem zehn Jahre im ursprünglichen, strukturierten Datenformat aufbewahren und dabei die GoBD einhalten (IHK Regensburg, 2026). Prüfen Sie Empfang und Versand getrennt: Die Software muss E-Rechnungen sowohl einlesen als auch erzeugen. Vier Schnittstellen entscheiden im Büroalltag:

  • DATEV oder vergleichbarer Steuerberater-Export: Rechnungen und Belege gehen ohne E-Mail-Umweg an die Buchhaltung.
  • IDS-Connect: Preise, Verfügbarkeiten und Warenkörbe kommen direkt aus den Onlineshops der Großhändler in Angebot und Bestellung.
  • Förderportale und Netzbetreiber: Gerätedaten und Nachweise lassen sich übergeben, statt sie im Portal erneut einzutippen.
  • Offene API: Sie verbindet Zeiterfassung, Dokumentenablage oder CRM, wenn keine fertige Anbindung existiert.

Welche Anbindungen Sie vor Vertragsabschluss prüfen sollten, zeigt der Beitrag Auf welche Schnittstellen muss ein SHK-Betrieb bei der Softwareauswahl achten?

Was kostet die Software wirklich – und was die Einführung?

Die Lizenz ist nur ein Teil der Rechnung: Hinzu kommen Einrichtung, Datenübernahme, Schulung und die Arbeitszeit Ihres Teams. Das Thema bremst viele Betriebe aus: 69 Prozent nennen hohe Investitionskosten als Hindernis der Digitalisierung (Bitkom Research, 2025). Lassen Sie sich deshalb fünf Punkte schriftlich beantworten:

  • Grundpreis: Enthält er Schnittstellen, Updates und Support, oder kosten sie extra?
  • Einrichtung: Wer übernimmt Kunden-, Artikel- und Projektdaten aus Ihrem bisherigen System, und was kostet das?
  • Support: Wer antwortet bei Fragen, und wie schnell? Testen Sie das in der Testphase mit einer echten Frage.
  • Einführung: Wer schult Ihr Team, bis wann läuft der Betrieb produktiv, und welche Aufgaben bleiben bei Ihnen?
  • Vertrag: Wie lang ist die Bindung, und lassen sich Ihre Daten beim Ausstieg exportieren?

Daraus ergibt sich die Rechnung: Jahreskosten = Lizenz je Nutzer und Jahr × Anzahl Nutzer + Zusatzmodule + (Einrichtung, Datenübernahme und Schulung ÷ Laufzeit in Jahren). Dem stehen die eingesparten Arbeitsstunden pro Vorgang gegenüber. Prüfen Sie außerdem, wie der Preis mit Ihrem Betrieb wächst: Bei einem Preis pro Nutzer verdoppelt sich die Lizenz, wenn das Team von fünf auf zehn Personen wächst. Preisspannen, versteckte Kosten und eine ROI-Formel liefert der Beitrag Was kostet digitale Bürosoftware wirklich?

Fazit: Die beste SHK-Software trägt Ihre Projekte vom Aufmaß bis zur Förderung

Fachfunktionen, durchgängiger Datenfluss, Praxistauglichkeit, Rechtssicherheit und ehrliche Gesamtkosten trennen passende von unpassender Software. Prüfen Sie jeden Anbieter mit einem echten Projekt aus Ihrem Alltag, von der Heizlast bis zur Rechnung, und beziehen Sie Büro, Monteure und Steuerberater in die Entscheidung ein.

autarc: Die All-in-one-Lösung für SHK- und Elektrobetriebe

autarc bündelt Heizlast, hydraulischen Abgleich, PV-Planung, FörderHilfe und Baudokumentation in einer Plattform. Die Field App mit Offlinefähigkeit sichert den Datenfluss auf der Baustelle. Offene Schnittstellen verbinden bestehende Systeme. Buchen Sie eine kostenlose Demo und ein autarc Mitarbeiter zeigt Ihnen die Plattform live.

💬 FAQs

Reichen Excel und WhatsApp für einen kleinen SHK-Betrieb?

Für wenige Aufträge im Jahr kann das funktionieren, für ein wachsendes Wärmepumpen- und PV-Geschäft nicht. Sobald mehrere Baustellen, Förderanträge und Heizlastberechnungen parallel laufen, entstehen Versionschaos und Übertragungsfehler. Der Beitrag Branchensoftware vs. allgemeine Tools stellt beide Wege mit einer Kostenrechnung gegenüber.

Ist Cloud-Software für Handwerksbetriebe sicher genug?

96 Prozent der Handwerksbetriebe sehen Datenschutz und IT-Sicherheit als Hindernis der Digitalisierung (Bitkom Research, 2025). Klären Sie deshalb Serverstandort, Auftragsverarbeitungsvertrag, Backups und Zugriffsrechte. Der Beitrag Cloud-Software oder lokale Lösung vergleicht beide Wege bei DSGVO, Offlinefähigkeit und Sicherheit.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung kommt unter anderem im öffentlichen Auftragswesen zum Einsatz. ZUGFeRD kombiniert ein PDF-Dokument mit einer XML-Datei. Beide erfüllen die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931. Ihre Software sollte deshalb beide Formate verarbeiten.

Wer sollte an der Softwareauswahl beteiligt sein?

Mindestens eine Person aus dem Büro, ein Monteur und der Steuerberater. Das Büro prüft Angebot, Rechnung und Förderunterlagen, der Monteur die Bedienung vor Ort, der Steuerberater den Datenexport. So fällt früh auf, ob die Software im Alltag funktioniert und welche Limitationen sie hat.

Wie lässt sich der Nutzen einer neuen Software messen?

Messen Sie vor dem Start die Bearbeitungszeit für vier Vorgänge: Angebot, Heizlastberechnung, Förderantrag und Rechnung. Wiederholen Sie die Messung nach einem Quartal. Die Differenz zeigt, was die Software tatsächlich spart.

Lohnt sich der Wechsel, wenn schon eine Software im Einsatz ist?

Ja, wenn die bestehende Lösung Wärmepumpen- und PV-Projekte nur mit Umwegen abbildet, etwa über Zusatztabellen. Prüfen Sie vorab mit einem Auszug Ihrer echten Daten, welche Kunden-, Artikel- und Projektdaten sich übernehmen lassen. Erst danach lässt sich der Aufwand des Wechsels seriös beurteilen.

Spielt KI bei der Softwarewahl eine Rolle?

Ja, aber prüfbar: Fragen Sie, welche Aufgabe die KI übernimmt – etwa Anrufannahme, Dokumentenerkennung oder Angebotstexte – und lassen Sie sich das in der Demo an Ihren eigenen Daten zeigen. Einen pragmatischen Einstieg beschreibt der Beitrag Digitalisierung ohne Aufwand: Wie SHK-Betriebe KI einführen.

Wie viele Anbieter sollte ein Betrieb vergleichen?

Zwei bis drei. Legen Sie vorher Ihre Muss-Kriterien fest und geben Sie allen Anbietern dasselbe Testprojekt, damit die Ergebnisse vergleichbar bleiben. Ein Anbieter, der das Testprojekt nicht abbilden kann, scheidet aus.

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