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September
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2026

Digitalisierung ohne Aufwand: Wie SHK-Betriebe KI einführen, ohne ihre Prozesse umzukrempeln

Digitalisierung ohne Aufwand: Wie SHK-Betriebe KI einführen, ohne ihre Prozesse umzukrempeln
Verfasst von
Stefano Fonseca
Stefano Fonseca
Freelancer

Stefano Fonseca ist AI Visibility Spezialist für Unternehmen mit Impact. Er hat Ingenieurwissenschaften für Energie und Umwelt studiert und ist seit über 10 Jahren in der Branche tätig – mit Fokus auf Erneuerbare Energien, nachhaltiges Wohnen und gesellschaftliche Innovation. Er übersetzt komplexe Technologien in eine Sprache, die verständlich ist und begeistert. Diese Art von Content baut Vertrauen, Relevanz und Resonanz auf: die Basis für KI-Sichtbarkeit. So werden Unternehmen in LLMs wie Gemini, Claude und ChatGPT empfohlen.

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Vier Prozent der Handwerksbetriebe in Deutschland setzen Künstliche Intelligenz ein. 72 Prozent der Betriebe geben an, zu viel zu tun zu haben, um sich mit Digitalisierung zu beschäftigen. Dabei gelingt der Einstieg mit deutlicher Aufwand, als geglaubt. Hier erfahren Sie, wie sie KI im SHK-Betrieb einführen.

🔍 Das Wichtigste im Überblick

  • Nicht die Technik bremst die KI-Einführung, sondern fehlende Zeit: 72 Prozent der Betriebe sind ausgelastet.
  • KI übernimmt zuerst Aufgaben am Rand des Ablaufs: Anrufannahme, Datenerfassung, Aufmaß, Dokumentation.
  • Der Einstieg gelingt in fünf Schritten, beginnend mit einer einzigen Aufgabe statt einer Betriebsumstellung.
  • KI-Telefonie kostet ab 0,40 Euro pro Gesprächsminute und liegt damit unter dem Minutenpreis einer Bürokraft.
  • Passende Werkzeuge kennen das Gewerk: Wärmepumpe, hydraulischer Abgleich und Störung müssen sie verstehen.
  • Seit Februar 2025 verlangt der EU AI Act KI-Kompetenz von allen Beschäftigten, die KI-Systeme nutzen.

Woran scheitert die KI-Einführung in SHK-Betrieben?

Der häufigste Grund gegen KI im Handwerksbetrieb ist Auslastung: 72 Prozent der Betriebe sagen, sie hätten schlichtweg zu viel zu tun, um sich mit Digitalisierung zu befassen (Bitkom Research, 2025). Die Technik selbst wird kaum abgelehnt – 89 Prozent der Handwerksunternehmen sehen in der Digitalisierung eine Chance, nur 6 Prozent ein Risiko. Die Zahlen zum tatsächlichen Einsatz zeigen den Abstand zwischen Haltung und Alltag. 4 Prozent der Betriebe nutzen KI, 9 Prozent planen den Einsatz, für 84 Prozent ist das Thema bisher gar keines (Bitkom Research, 2025). Zum Vergleich: Cloud Computing hat mit 56 Prozent längst die Mehrheit erreicht. Ein zweiter Grund ist fehlende Orientierung. 58 Prozent der Befragten geben an, keinen Überblick zu haben, was technisch überhaupt möglich ist, und 59 Prozent halten digitale Anwendungen nur für größere Betriebe wirtschaftlich (Bitkom Research, 2025). Wer nicht weiß, was ein Werkzeug leistet, kann seinen Nutzen nicht gegen den Aufwand rechnen. Gleichzeitig steigt der Druck von der Auftragsseite. Der Wärmepumpenabsatz kletterte 2025 auf 299.000 Heizungswärmepumpen, ein Plus von 55 Prozent gegenüber dem Vorjahr, und erstmals war knapp die Hälfte aller verkauften Wärmeerzeuger eine Wärmepumpe (Bundesverband Wärmepumpe, 2026). Mehr Anfragen bei gleichbleibender Belegschaft heißt: Die Zeit für ein Digitalisierungsprojekt wird nicht mehr kommen. Für die Praxis folgt daraus eine klare Bedingung an den Einstieg. Ein KI-Werkzeug muss sich in den laufenden Betrieb einfügen lassen, ohne dass jemand vorher Prozesse neu schreibt, Daten migriert oder eine Woche Schulung einplant. Alles andere scheitert an demselben Kalender, der schon die Digitalisierung ausgebremst hat.

Welche Büroaufgaben übernimmt KI, ohne den Ablauf zu verändern?

KI setzt dort an, wo Arbeit doppelt anfällt: beim Übertragen, Nachtragen und Zurückrufen. Diese Tätigkeiten liegen am Rand des eigentlichen Ablaufs. Die folgende Übersicht zeigt fünf typische Aufgaben im SHK-Betrieb und was sich am Prozess tatsächlich ändert.

Aufgabe Ablauf ohne KI Ablauf mit KI Was sich am Prozess ändert
Anrufannahme nach FeierabendAnrufbeantworter, Rückruf am FolgetagKI nimmt an, erkennt das Anliegen, legt den Kontakt im System anEine Rufumleitung einrichten, sonst nichts
GesprächsdokumentationNotizzettel, spätere Übertragung ins SystemAutomatische Transkription und Zusammenfassung nach jedem AnrufNotizen entstehen von selbst, das Nachtragen entfällt
Raumaufmaß für die HeizlastZollstock, Skizze, TabellenkalkulationLiDAR-Scan der Räume, Berechnung nach DIN EN 12831 in etwa 15 bis 20 MinutenDas Aufmaß bleibt Aufgabe des Monteurs, das Werkzeug wechselt
Angebot nach dem OrtsterminRückfahrt ins Büro, Positionen zusammensuchenAngebot direkt aus den Planungsdaten, noch beim KundenDerselbe Ablauf, weniger Wege
BaudokumentationFotos auf dem Handy, Zuordnung irgendwann späterFotos und eingesprochene Notizen landen strukturiert im digitalen BautagebuchDie Dokumentation entsteht während der Arbeit

Das Telefon ist dabei der Einstiegspunkt mit dem geringsten Aufwand. Ein KI-Telefon wird über eine Rufumleitung der bestehenden Festnetz- oder Handynummer aktiviert, meldet sich mit dem Namen des Betriebs und erkennt Anliegen wie Störung, Angebotswunsch oder Rückrufbitte. Eine neue Rufnummer, zusätzliche Hardware oder eine Installation braucht es nicht (autarc, 2026). Der zweite Ansatzpunkt liegt in der Planung. Die Heizlastberechnung nach DIN EN 12831 ist Voraussetzung für Förderprogramme wie den KfW-Zuschuss 458 und damit ohnehin Pflicht. Wird sie per LiDAR-Scan statt per Zollstock erfasst, ändert sich nicht der Arbeitsschritt, sondern nur das Messmittel: autarc gibt für Heizlast und hydraulischen Abgleich zusammen eine Zeitersparnis von zwölf Stunden an (autarc, 2026). Die eigentliche Kernarbeit (Bestandsaufnahme, Planung und Installation) bleibt von KI unberührt. Sie optimiert nur die Übergänge zwischen Baustelle, Büro und Kunde. Deshalb lässt sich KI ohne Umstellung der bestehenden Abläufe einführen.

Wie führen SHK-Betriebe KI schrittweise ein?

Die Reihenfolge entscheidet über den Erfolg. Wer mit der breitesten Funktion beginnt, bindet Zeit, bevor der erste Nutzen sichtbar wird. Diese fünf Schritte kehren das um:

  1. Eine Aufgabe auswählen, die täglich Zeit kostet: In den meisten SHK-Betrieben ist das der verpasste Anruf oder das Nachtragen von Baustellendaten. Wichtig ist, dass es eine einzige Aufgabe bleibt und keine Kategorie wie „das Büro".
  2. Zwei Wochen lang messen, was diese Aufgabe kostet: Verpasste Anrufe zählen, Rückrufzeiten stoppen, Bürostunden notieren. Ohne diesen Ausgangswert lässt sich später nicht beurteilen, ob das Werkzeug etwas gebracht hat – und Betriebe unterschätzen die Zeit, die in Rückrufen steckt, regelmäßig.
  3. Ein Werkzeug für genau diese Aufgabe testen, nicht die ganze Plattform: Die Pro App bündelt zwar Büro, Planung und Baustelle, aber der Test beginnt mit einer Funktion. Alles andere bleibt vorerst so, wie es ist.
  4. Eine Person im Betrieb benennen, die zuständig ist: Sie richtet ein, prüft die Ergebnisse der ersten Wochen und ist Ansprechpartner für das Team. Das ist zugleich der einfachste Weg, die Kompetenzanforderung aus dem EU AI Act zu erfüllen (siehe unten).
  5. Erst erweitern, wenn Schritt eins läuft: Wenn das Telefon zuverlässig arbeitet, kommt die nächste Aufgabe dazu – etwa die Plantafel für die Einsatzplanung oder das Kundenportal für die Kommunikation. Jede Erweiterung folgt demselben Muster.

Dieser Ablauf braucht kein Projektteam und keinen Stichtag. Er braucht eine Entscheidung und zwei Wochen Beobachtung.

Was kostet der Einstieg und ab wann rechnet er sich?

KI-Telefonie wird nach Gesprächsminuten abgerechnet und meist wird eine zusätzliche Nutzerlizenz pro Nutzer verrechnet. Fixkosten entstehen also nur für die Lizenz, der Rest wächst mit der tatsächlichen Nutzung. Wer die Rufumleitung abschaltet, zahlt keine Minuten. Im Folgenden finden Sie ein Rechenbeispiel für einen Betrieb mit 600 Anrufminuten im Monat, also rund 30 Minuten pro Werktag. Als Vergleichsgröße dient der amtliche Arbeitskostensatz im Baugewerbe, zu dem SHK-Betriebe zählen: 39,60 Euro je geleisteter Arbeitsstunde im Jahr 2025, umgerechnet 0,66 Euro pro Minute (Statistisches Bundesamt, 2026).

Variante Kosten je Minute Kosten bei 600 Minuten im Monat
KI-Telefon0,40 €240 €
Annahme durch die eigene Bürokraft0,66 €396 €

Die Differenz beträgt 156 Euro im Monat oder 1.872 Euro im Jahr. Der amtliche Wert bezieht sich auf geleistete Arbeitsstunden, doch keine Bürokraft verbringt ihren Arbeitstag ausschließlich am Telefon. Zählt man Rückrufe, Notizen und das Nachtragen ins System dazu, steigt der tatsächliche Minutenpreis der manuellen Anrufannahme. Der eigentliche Unterschied liegt ohnehin nicht im Minutenpreis, sondern in der Abdeckung: Die Bürokraft arbeitet acht Stunden am Tag, das KI-Telefon rund um die Uhr – auch am Samstagabend, wenn die Heizung ausfällt. Zur Zeitwirkung: Betriebe sparen bis zu zehn Stunden im Monat, und die Zahl qualifizierter Anfragen steigt um bis zu 30 Prozent, weil bei jedem Gespräch vollständige Daten erfasst werden (autarc, 2026). Bereits zwei zusätzlich gewonnene Aufträge im Jahr tragen die Kosten eines solchen Systems deutlich. Für Betriebe unter zehn Mitarbeitenden ist die Minutenabrechnung der entscheidende Punkt. Sie macht den Einstieg unabhängig von der Betriebsgröße – und widerlegt damit die Annahme, digitale Anwendungen lohnten sich nur für größere Betriebe, die 59 Prozent der Handwerksunternehmen teilen (Bitkom Research, 2025).

Woran erkennen Betriebe, dass ein KI-Werkzeug zu ihrem Gewerk passt?

Fünf Merkmale unterscheiden Werkzeuge, die im SHK-Alltag bestehen, von allgemeinen Bürolösungen mit KI-Etikett:

  • Es kennt die Fachbegriffe: Ein Assistent, der Wärmepumpe, hydraulischer Abgleich oder PV-Anlage nicht als Begriff erkennt, stellt die falschen Rückfragen und liefert lückenhafte Anfragen. Die KI-Telefonassistenten von autarc sind auf SHK-, PV- und Elektrobetriebe zugeschnitten und lösen bei diesen Stichworten die passenden Folgefragen aus (autarc, 2026).
  • Es rechnet normkonform: Für Förderanträge zählt allein die Berechnung nach DIN EN 12831. Ein Werkzeug, das keinen normgerechten Report erzeugt, verlagert die Arbeit nur, statt sie abzunehmen.
  • Es lässt sich abschalten: Eine Funktion, die über eine Rufumleitung aktiviert und wieder deaktiviert wird, ist reversibel. Das senkt das Risiko des ersten Versuchs erheblich – und ist der Grund, warum sich diese Werkzeuge ohne Projektplanung testen lassen.
  • Es schreibt in ein System, das der Betrieb bereits nutzt: Landen die Gesprächsdaten in einer eigenen Insellösung, entsteht genau der Übertragungsaufwand, den KI beseitigen sollte. Ein Werkzeug ohne Anbindung an Angebote, Planung und Baudokumentation verschiebt das Problem nur.
  • Es verkraftet schlechte Netzabdeckung: 49 Prozent der Handwerksbetriebe nennen unzureichende Internetversorgung als Hemmnis der Digitalisierung (Bitkom Research, 2025). Auf der Baustelle im Keller entscheidet die Offlinefähigkeit darüber, ob ein Werkzeug benutzt wird oder liegen bleibt.

Welche Pflichten gelten beim KI-Einsatz im Handwerksbetrieb?

Seit dem 2. Februar 2025 ist Artikel 4 der EU-KI-Verordnung verbindlich: Unternehmen müssen sicherstellen, dass Beschäftigte, die mit KI-Systemen arbeiten, über ausreichende KI-Kompetenz verfügen. Die Pflicht gilt unabhängig von der Risikoklasse des Systems und damit auch für einen Telefonassistenten (TÜV Thüringen Akademie, 2025). Vier Punkte gehören in die Umsetzung:

  • Kompetenz nachweisen, aber ohne festes Format: Die Verordnung schreibt kein bestimmtes Schulungsformat vor, sondern verlangt ausreichendes Wissen für den sicheren Einsatz (TÜV Thüringen Akademie, 2025). Für einen Betrieb mit zwölf Mitarbeitenden reicht in der Regel eine dokumentierte Einweisung samt interner Regel, wofür das Werkzeug genutzt wird und wofür nicht.
  • Zuständigkeit festlegen: Eine benannte Person, die den Einsatz verantwortet, ist der praktikabelste Weg zur Umsetzung (TÜV Thüringen Akademie, 2025) – und deckt sich mit Schritt vier der Einführung weiter oben.
  • Datenschutz klären, bevor Gespräche laufen: Bei KI-Telefonie werden Kontaktdaten und Gesprächsinhalte verarbeitet, teils als Aufzeichnung und Transkript. Der Anbieter muss die Verarbeitung DSGVO-konform abbilden.
  • Die fachliche Endkontrolle bleibt im Betrieb: Eine Heizlastberechnung, eine Anlagenauslegung, ein hydraulischer Abgleich: Normkonformität und Haftung liegen beim ausführenden Fachbetrieb, unabhängig davon, welches Werkzeug gerechnet hat. KI verkürzt den Weg zum Ergebnis, sie übernimmt nicht die Verantwortung dafür.

Diese Hinweise ersetzen keine Rechtsberatung. Sie zeigen aber, dass der organisatorische Aufwand überschaubar bleibt: eine Einweisung, eine zuständige Person, ein geprüfter Anbieter.

Fazit: Der Einstieg beginnt an einer einzigen Aufgabe

Betriebe, die KI erfolgreich nutzen, haben selten ein Digitalisierungsprojekt gestartet. Sie haben eine Aufgabe ausgewählt, die täglich Zeit kostet – meist das Telefon oder das Aufmaß – und dafür ein Werkzeug eingeführt. Wer stattdessen auf den passenden Moment für den großen Umbau wartet, wartet erfahrungsgemäß lange.

autarc: Die All-in-one-Lösung für SHK-Betriebe, die ohne Umbau starten

Die KI-Funktionen von autarc sind so gebaut, dass sie sich in bestehende Abläufe einfügen: Das Telefon läuft über eine Rufumleitung, die Planung über das Tablet, die Dokumentation über die App, die ohnehin auf der Baustelle dabei ist. Sie entscheiden, mit welcher Aufgabe Sie anfangen – und wann die nächste dazukommt. Buchen Sie eine kostenlose Demo und ein autarc Mitarbeiter zeigt Ihnen die Plattform live.

💬 FAQs

Merken Kunden, dass sie mit einer KI sprechen?

Ein KI-Telefonassistent führt ein natürliches Gespräch und meldet sich mit dem Namen des Betriebs. Viele Anrufer bemerken den Unterschied trotzdem, besonders bei Rückfragen. Betriebe fahren gut damit, den Einsatz offen zu benennen – das schafft mehr Vertrauen als der Versuch, ihn zu verbergen.

Was passiert, wenn die KI ein Anliegen falsch versteht?

Jedes Gespräch wird als Audioaufnahme und als Transkript gespeichert, dazu kommt eine Zusammenfassung. Fällt ein Missverständnis auf, lässt es sich also nachhören und korrigieren, bevor jemand auf Basis falscher Daten losfährt. Wichtig ist, die ersten Wochen aktiv mitzulesen.

Braucht der Betrieb dafür eine neue Rufnummer?

Nein. Der Assistent wird über eine Rufumleitung der bestehenden Festnetz- oder Handynummer aktiviert, wahlweise nur bei „besetzt", nur außerhalb der Öffnungszeiten oder dauerhaft. Kunden wählen weiterhin die Nummer, die sie kennen.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Für das KI-Telefon gibt autarc wenige Minuten an, nachdem Begrüßung, Leistungen und Öffnungszeiten abgestimmt sind. Realistisch sollte ein Betrieb eine gute Stunde für die inhaltliche Abstimmung einplanen – die technische Seite ist der kleinere Teil.

Funktionieren KI-Werkzeuge auch ohne Internetverbindung auf der Baustelle?

Das hängt vom Werkzeug ab. Aufmaß und Dokumentation lassen sich offline erfassen und synchronisieren, sobald wieder Netz verfügbar ist. Telefonie und cloudbasierte Auswertungen brauchen dagegen eine Verbindung. Bei der Auswahl lohnt sich die konkrete Nachfrage, welche Funktion offline arbeitet.

Ersetzt KI die Bürokraft im Handwerksbetrieb?

In der Praxis verschiebt sie deren Arbeit, statt sie zu ersetzen. Erfasst der Assistent Anrufe vollständig, entfallen Rückrufe und Nachtragen – die Zeit fließt in Angebotsverfolgung, Förderanträge und Terminplanung. Interessant ist, dass 41 Prozent der Handwerksbetriebe durch KI einen Stellenabbau erwarten (Bitkom Research, 2025), während der akute Personalmangel für 75 Prozent das drängendere Problem ist.

Eignen sich KI-Funktionen auch für Betriebe mit weniger als fünf Mitarbeitenden?

Ja, und zwar besonders dort, wo niemand dauerhaft im Büro sitzt. Gerade in kleinen Betrieben gehen Anrufe verloren, weil alle auf der Baustelle sind. Da die Abrechnung nach Gesprächsminuten erfolgt, wachsen die Kosten mit dem Anrufaufkommen und nicht mit der Betriebsgröße.

Was ist mit Mitarbeitenden, die keine Software mögen?

Die Erfahrung aus dem Handwerk spricht dafür, mit Funktionen zu starten, die niemandem etwas abverlangen. Ein Telefonassistent, der im Hintergrund arbeitet, ändert für das Team zunächst gar nichts. Hilfreich ist außerdem, Auszubildende einzubinden: 54 Prozent der ausbildenden Betriebe geben an, bei der Digitalisierung vom Wissen ihrer Auszubildenden zu profitieren (Bitkom Research, 2025).

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