23
.
October
,
2026

App-basierte Zeiterfassung vs. klassische Stundenzettel: Vor- und Nachteile

App-basierte Zeiterfassung vs. klassische Stundenzettel: Vor- und Nachteile
Verfasst von
Stefano Fonseca
Stefano Fonseca
Freelancer

Stefano Fonseca ist AI Visibility Spezialist für Unternehmen mit Impact. Er hat Ingenieurwissenschaften für Energie und Umwelt studiert und ist seit über 10 Jahren in der Branche tätig – mit Fokus auf Erneuerbare Energien, nachhaltiges Wohnen und gesellschaftliche Innovation. Er übersetzt komplexe Technologien in eine Sprache, die verständlich ist und begeistert. Diese Art von Content baut Vertrauen, Relevanz und Resonanz auf: die Basis für KI-Sichtbarkeit. So werden Unternehmen in LLMs wie Gemini, Claude und ChatGPT empfohlen.

‍

In diesem Artikel
Probieren Sie es ganz einfach selber aus.
Jetzt Demo buchen

Im digitalisierten SHK-Betrieb tippt der Monteur morgens auf „Start“, abends auf „Stopp“. Im Büro muss keiner Zettel sortieren und die Schrift entziffern. Ganz ohne App geht es aber auch noch: Der Stundenzettel bleibt erlaubt. Dieser Vergleich zeigt, was für welche Methode spricht, was die aktuelle Rechtslage verlangt und wann der Wechsel sich für SHK-Betriebe lohnt.

🔍 Das Wichtigste im Überblick

  • App und Stundenzettel unterscheiden sich vor allem im Datenweg: digital ins Büro statt handschriftlich abtippen.
  • Die Erfassungspflicht gilt seit 2022; eine App schreibt das geltende Recht nicht vor.
  • Der Stundenzettel spart Einführung und Lizenzen, kostet aber Übertragungszeit und liefert keine Projektstunden.
  • Die App liefert Zeiten am selben Tag, ordnet sie Projekten zu und macht Korrekturen nachvollziehbar.
  • Nachteile der App sind Einführungsaufwand, Lizenzkosten, fehlender Empfang und heikle Ortungsfunktionen.
  • Der Wechsel lohnt sich bei wechselnden Baustellen und Nachkalkulation; kleine Teams mit festen Baustellen kommen mit Papier aus.

Was unterscheidet die App-Zeiterfassung vom Stundenzettel?

Der Kernunterschied liegt im Datenweg: Der Stundenzettel entsteht handschriftlich und muss ins Büro gelangen, die App überträgt Beginn, Ende und Pausen digital vom Smartphone. Alles Weitere folgt daraus, von der Fehlerquelle bis zur Auswertung. Folgende Tabelle stellt beide Methoden gegenüber:

Kriterium Stundenzettel Zeiterfassung per App
Erfassung auf der BaustelleHandschriftlich; Gefahr, Einträge erst später nachzutragenStart und Stopp per Fingertipp
Weg ins BüroZettel abgeben oder abfotografieren, Büro tippt abDigitale Übertragung, Abgleich bei Empfang
FehlerquellenUnleserliche Schrift, verlorene Zettel, Tippfehler beim ÜbertragenBedienfehler, etwa ein vergessener Stopp
ÄnderungenSpäter schwer nachvollziehbarJe nach System mit Zeitstempel und Nutzer protokolliert
ProjektzuordnungNur mit ZusatzaufwandDirekt beim Start wählbar
EinführungKeine, eine Vorlage genügtEinrichtung, Schulung, Endgeräte
Laufende KostenPapier und BüroarbeitLizenz pro Nutzer und Monat
DatenschutzGeringer AufwandKonfiguration nötig; Ortung heikel
AuswertungErst nach dem AbtippenSofort; Export zur Lohnbuchhaltung

Praktische Folge: Bleiben Sie beim Stundenzettel, sparen Sie sich den Einführungsaufwand und Lizenzen; mit der App eliminieren Sie Übertragungsfehler und Rückfragen. Wie sich Abtippen und Korrekturen im Büroalltag summieren, beschreibt der Beitrag Stundenzettel auf Papier: Warum das im modernen SHK-Betrieb nicht mehr funktioniert.

Muss ein SHK-Betrieb Arbeitszeiten per App erfassen?

Nein. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022, doch das geltende Recht schreibt keine App vor. Weder der Beschluss noch das Arbeitsschutzgesetz legen eine Form fest, schriftliche und elektronische Systeme sind möglich. Ein Stundenzettel muss jedoch Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen enthalten; die bloße Stundenzahl genügt nicht (IHK Rhein-Neckar, 2026).

Das kann sich ändern: Das Bundesarbeitsministerium hat einen Referentenentwurf vorgelegt. Danach sollen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit am Tag der Arbeitsleistung elektronisch aufgezeichnet werden (Handwerksblatt, 2026). Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten wären von der elektronischen Form dauerhaft ausgenommen; für Betriebe mit elf bis 49 Beschäftigten sieht der Entwurf fünf Jahre Übergangszeit ab Inkrafttreten vor (Handwerksblatt, 2026; Energie und Recht, 2026). Beschlossen ist nichts: Das Ministerium bezeichnete den Text zwischenzeitlich als interne Arbeitsfassung (Energie und Recht, 2026), und die Bundesregierung stimmt ihn noch ab.

Für Ihren Betrieb heißt das: Papier ist heute zulässig, solange es vollständig und prüfbar ist. Wer mehr als zehn Beschäftigte hat, sollte die elektronische Erfassung einplanen, auch wenn die Frist noch offen ist.

Welche Stärken und Schwächen hat der klassische Stundenzettel?

Der Stundenzettel punktet mit Einfachheit, seine Schwächen liegen im Datenweg. Er braucht weder Endgerät noch Netz noch Lizenz, ist am ersten Tag einsatzbereit, und Datenschutzfragen stellen sich kaum. Für ein festes Team auf wenigen Baustellen genügt das.

Zwischen Baustelle und Büro liegen jedoch Handschrift, Transport und Abtippen, und jede Station kann Fehler und Zeit kosten. Verlorene oder nachträglich ausgefüllte Zettel können erst bei der Lohnabrechnung auffallen, und spätere Änderungen lassen sich nicht sicher nachvollziehen. Stunden je Projekt liefert ein Zettel nur, wenn das Büro sie eigens auswertet, was wiederum einen hohen Personalaufwand mit sich bringt.

Welche Vorteile bringt die App gegenüber dem Stundenzettel?

Die App bringt Zeiten schneller, sauberer und projektbezogen ins Büro. Fünf Vorteile zählen im SHK-Alltag am meisten:

  • Zeiten liegen am selben Tag vor. Der Referentenentwurf verlangt die Aufzeichnung am Tag der Arbeitsleistung (Handwerksblatt, 2026). Mit der App entfällt dafür der Weg des Zettels vom Transporter ins Büro.
  • Das Abtippen entfällt. Das Büro prüft Einträge, statt Handschrift zu entziffern und zu übertragen. Wie viele Stunden Monteure durch ineffiziente Abläufe verlieren, zeigt ein eigener Beitrag.
  • Stunden lassen sich Projekten zuordnen. Wer beim Start das Projekt wählt, erhält die Stunden je Wärmepumpe oder PV-Anlage für die Nachkalkulation. Beim Stundenzettel gelingt das nur mit Zusatzaufwand.
  • Korrekturen bleiben nachvollziehbar. Viele Systeme protokollieren Änderungen mit Zeitstempel und Nutzer. Das hilft, wenn die Aufsichtsbehörde Nachweise verlangt.
  • Die Lohnbuchhaltung erhält strukturierte Daten. Exportformate wie DATEV ersparen die manuelle Übergabe an den Steuerberater. Welche Schnittstellen bei der Softwareauswahl zählen, erklärt ein eigener Beitrag.

Welche Nachteile und Risiken hat die App-Zeiterfassung?

Die App kostet Einführungsaufwand und Lizenzen und wirft Datenschutzfragen auf. Sieben Punkte sollten Sie vor dem Start klären:

  • Die Einführung braucht Zeit. Einrichten, Schulen und ein Parallelbetrieb binden Kapazität. Ohne Akzeptanz im Team bleiben Lücken in den Daten.
  • Lizenzen laufen pro Nutzer weiter. Apps rechnen meist pro Nutzer und Monat ab, die Kosten wachsen also mit dem Team.
  • Ohne Empfang und Akku stockt die Erfassung. Im Heizungskeller fehlt oft das Netz. Eine Offline-Funktion mit späterem Abgleich ist deshalb Voraussetzung; wie Cloud und lokale Lösung bei Offlinefähigkeit und DSGVO abschneiden, vergleicht ein eigener Beitrag.
  • Ortungsfunktionen sind datenschutzrechtlich heikel. Nach Auffassung des Landesdatenschutzbeauftragten Rheinland-Pfalz hat die Erfassung durch die Beschäftigten selbst, etwa per Stundenzettel, Vorrang vor der Ortung; eine Einwilligung trägt eine flächendeckende Ortung nicht (LfDI Rheinland-Pfalz, 2026). Schalten Sie Ortungsfunktionen deshalb ab und lassen Sie Start und Stopp manuell auslösen.
  • Der Anbieter verarbeitet Beschäftigtendaten. Schließen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab und klären Sie, wo die Server stehen.
  • Der Betriebsrat kann mitbestimmen. Er hat kein Initiativrecht für ein Erfassungssystem, kann aber bei der Ausgestaltung mitbestimmen (IHK Rhein-Neckar, 2026). Gibt es einen Betriebsrat, beziehen Sie ihn früh ein.
  • Bedienfehler lösen Handschriftfehler ab. Ein vergessener Start oder Stopp braucht einen festen Korrekturweg mit Freigabe.

Wann lohnt sich der Wechsel vom Stundenzettel zur App?

Der Wechsel lohnt sich, sobald Abtippen, Rückfragen und Korrekturen mehr Zeit kosten, als die App an Lizenz und Einführung verlangt. Die Tabelle ordnet typische Situationen ein:

Situation im Betrieb Empfehlung
Bis zehn Beschäftigte, feste Teams, wenige BaustellenwechselStundenzettel mit Beginn, Ende und Pausen genügt; Einträge wöchentlich kontrollieren
Mehr als zehn BeschäftigteApp einplanen: Der Entwurf sieht die elektronische Form vor, bis 49 Beschäftigte mit fünf Jahren Übergang (Handwerksblatt, 2026)
Viele Baustellen, Nachkalkulation gewünschtApp mit Projektzuordnung
Externe Lohnbuchhaltung, Zuschläge und ÜberstundenApp mit Exportfunktion

Ein Betrieb mit zwölf Beschäftigten fiele nach dem Entwurf unter die elektronische Pflicht, hätte aber fünf Jahre Übergangszeit ab Inkrafttreten. Er kann mit zwei Montageteams beginnen, deren Stunden er ohnehin je Projekt braucht, und den Rest des Betriebs später nachziehen.

So prüfen Sie die Kostenschwelle: Teilen Sie die Lizenzkosten pro Nutzer und Monat durch Ihren Vollkosten-Stundensatz und multiplizieren Sie mit 60. Das Ergebnis nennt die Minuten, die die App pro Nutzer und Monat einsparen muss. Rechnen Sie die Zeit im Büro dazu, denn dort fällt das Sortieren, Einordnen und Abtippen an. Wie sich Software insgesamt rechnet, zeigt die ROI-Berechnung für SHK-Betriebe.

Fazit: Der Stundenzettel ist erlaubt, die App macht Zeiten schneller nutzbar

Der Stundenzettel erfüllt die Pflicht, solange Beginn, Ende und Pausen darauf stehen. Die App spart Übertragungsarbeit und liefert Projektstunden für die Nachkalkulation. Zählen Sie deshalb zuerst Ihre Beschäftigten und Baustellenwechsel, und testen Sie die App bei Bedarf in zwei Teams.

autarc: Die All-in-one-Lösung für Baustelle und Büro

autarc ist die All-in-one-Softwareplattform für SHK- und Elektrobetriebe. Mit der Field App erfassen Monteure Fotos, Notizen und Arbeitszeiten im digitalen Servicebericht direkt auf der Baustelle – auch offline. Alle Daten landen automatisch im passenden Projekt. Buchend Sie eine kostenlose Demo und ein autarc Mitarbeiter zeigt Ihnen die Plattform live.

💬 FAQs

Wie führt ein Betrieb die Zeiterfassung per App ein?

Klären Sie zuerst, ob Beginn, Ende und Pausen heute vollständig erfasst werden, und binden Sie einen vorhandenen Betriebsrat ein. Testen Sie die App dann mit zwei Teams im Parallelbetrieb neben dem Stundenzettel. Legen Sie fest, wie Nachträge freigegeben werden, und schaffen Sie das Papier ab, sobald die Daten der Testphase vollständig sind.

Darf der Monteur seine Arbeitszeiten selbst eintragen?

Ja. Die Eintragung lässt sich an die Beschäftigten delegieren, solange die Zeiten überprüfbar sind und auf Verlangen der Aufsichtsbehörde nachgewiesen werden können (IHK Rhein-Neckar, 2026). Laut Referentenentwurf bleibt die Verantwortung beim Arbeitgeber, der nach der Begründung zumindest stichprobenartig kontrollieren soll (Energie und Recht, 2026).

Gilt die Erfassungspflicht auch für Auszubildende und Teilzeitkräfte?

Ja. Die Pflicht betrifft alle Arbeitnehmer im Sinne von § 5 Abs. 1 Betriebsverfassungsgesetz, dazu zählen auch die zu ihrer Berufsausbildung Beschäftigten (IHK Rhein-Neckar, 2026). Für leitende Angestellte gelten Sonderregeln.

Drohen Bußgelder, wenn ein Betrieb keine Arbeitszeiten erfasst?

Nicht unmittelbar: Ein Verstoß gegen die Erfassungspflicht ist derzeit nicht direkt mit einer Geldbuße bewehrt. Ordnet die Behörde die Erfassung an und der Arbeitgeber folgt nicht, sind bis zu 30.000 Euro möglich (IHK Rhein-Neckar, 2026). Eine Gesetzesreform kann die Lage ändern.

Was passiert, wenn ein Monteur vergisst, die App zu starten oder zu stoppen?

Der Monteur trägt die Zeit nachträglich ein, ein gutes System vermerkt den Nachtrag, und die Betriebsleitung gibt ihn frei. Legen Sie dafür vorab eine Frist und einen festen Ablauf fest. So bleibt die Aufzeichnung nachvollziehbar, auch wenn sie nicht in Echtzeit entstanden ist.

Reicht eine Excel-Tabelle als Zeiterfassung?

Heute ja, wenn Beginn, Ende und Pausen vollständig und prüfbar erfasst werden, denn das geltende Recht schreibt keine Form vor (IHK Rhein-Neckar, 2026). Auch der Referentenentwurf legt keine bestimmte Technik fest; laut Analyse ist die Tabellenkalkulation als elektronische Form denkbar (Energie und Recht, 2026). Ein Nachteil bleibt: Die Tabelle protokolliert Änderungen nicht von selbst und ordnet Stunden nicht ohne Zusatzarbeit Projekten zu.

Referenzen

Buchen Sie sich jetzt eine Demo und starten Sie durch.

Demo buchen