Le informazioni vanno perse perché, nella maggior parte delle aziende, l'ufficio e il cantiere comunicano attraverso canali diversi (telefono, WhatsApp, e-mail, foglietti di carta). I tecnici ricevono i dati del progetto a voce o tramite la foto di una nota scritta a mano. Le modifiche all'ordine arrivano in cantiere con ritardo, o non arrivano affatto. Se il titolare è impegnato su un altro cantiere e non risponde al telefono, il lavoro si blocca.

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Molte aziende documentano in modo insufficiente perché la registrazione è troppo macchinosa. Le foto finiscono nella galleria privata del telefono, le note su fogli volanti, i verbali di collaudo nel bagagliaio. La sera manca il tempo per inserire tutto e, dopo due settimane, i ricordi svaniscono. In caso di controversie o controlli per finanziamenti, mancano le prove. Il problema raramente è la mancanza di consapevolezza, ma piuttosto l'assenza di un processo che integri la documentazione direttamente nel flusso di lavoro.