Mantener la documentación del sitio de construcción de manera legalmente segura: funciones y soluciones digitales

El sitio de construcción está funcionando, pero los documentos en segundo plano deciden si el proyecto se completará de manera limpia o si surgirán problemas más adelante. Muchas empresas saben lo importante que son las pruebas, pero la estresante vida cotidiana suele dejar poco tiempo para ello. Aquí es exactamente donde una documentación bien pensada puede proteger y aliviar a su empresa. En este artículo, aprenderá cómo documentar las obras de construcción de una manera legalmente segura y por qué los procesos claros se convierten en una verdadera ventaja competitiva.

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Por qué es tan importante la documentación del sitio de construcción que cumpla con la ley

Un seguro legal Documentación del sitio de construcción protege a su empresa en caso de disputas, problemas de garantía y riesgos de responsabilidad. Sirve como prueba objetiva de cada trabajo realizado y proporciona claridad en los acuerdos con los clientes, proveedores y subcontratistas. Sin una documentación clara, las declaraciones a menudo se contradicen entre sí.

La documentación completa también mejora la calidad de sus proyectos porque los pasos de trabajo se registran de forma ordenada y se estructuran de manera comprensible. Le ayuda a identificar los errores desde el principio y a corregir las deficiencias de forma inmediata. Hoy en día, las compañías de seguros también requieren una documentación completa para que se reconozcan los daños. Reglamentos como el VOB/B y el DGUV hacen que la documentación sea una obligación que lo alivia en caso de emergencia.

Las empresas de HVAC deben cumplir con altos requisitos técnicos para los sistemas de calefacción, los sistemas fotovoltaicos y las bombas de calor. Cada medición, ajuste e instalación debe ser verificable para que usted no sea responsable en caso de servicio. Una documentación limpia refuerza su posición y genera confianza en los clientes, ya que cada paso del trabajo es visible.

¿Cuáles son las obligaciones en cuanto a la documentación del sitio de construcción?

Existen obligaciones claras para la documentación del sitio de construcción porque las leyes y normas exigen una documentación completa y comprensible.

• Requisito de documentación de acuerdo con la VOB/B: Debe documentar completamente todos los servicios para que las aprobaciones, los cambios y las deficiencias sean claramente comprensibles.
• Obligación de presentar pruebas en caso de garantía de conformidad con el BGB: En caso de disputa, debe demostrar que su trabajo se llevó a cabo de manera profesional, por lo que necesita pruebas claras, como fotos y protocolos.
• Obligación de llevar un diario de construcción para los grandes proyectos de construcción: Debe registrar el proceso de construcción diario para que se confirmen las fechas, los procesos y las responsabilidades.
• Obligación de documentar fotografías para trabajos relacionados con la seguridad: Deben documentar los pasos de trabajo críticos para la seguridad, como las rutas de las tuberías o las profundidades de instalación, antes de cubrir los componentes.
• Obligación de probar y medir de acuerdo con las normas técnicas: Deben registrar los informes de las pruebas y los valores de medición, por ejemplo, para el balanceo hidráulico, las mediciones de cadenas fotovoltaicas o las pruebas de presión.
• Obligación de comunicarse sin problemas con los constructores y subcontratistas: Debe registrar los acuerdos por escrito para evitar malentendidos y documentar los cambios.
• Obligación de documentar los accidentes y peligros de acuerdo con la DGUV: Debe registrar los peligros especiales, las medidas de protección y los eventos por escrito para cumplir con su deber de cuidado.
• Obligación de archivar todos los documentos durante varios años: Debe almacenar los documentos de forma segura porque los períodos de garantía son largos y las pruebas deben estar disponibles en cualquier momento.

¿Qué es parte de la documentación completa del sitio de construcción?

La documentación completa del sitio de construcción incluye todos los documentos que prueban claramente el proceso, la calidad y la seguridad de su trabajo. Los ejemplos incluyen los documentos del proyecto, el diario de construcción y los informes de medición, pruebas y puesta en servicio. Usted protege legalmente estos documentos y hace que cada paso del trabajo sea comprensible para los clientes y los auditores.

• Documentos del proyecto: Documentan la base del proyecto, como los planes, las descripciones de los servicios y los cambios aprobados.
• Diario de construcción o informes diarios: Registran la rutina diaria, las operaciones actuales, los eventos importantes y cualquier obstrucción o retraso.
• Documentación fotográfica: Registran el trabajo visible y oculto, como los caminos de tuberías, el aislamiento, las aberturas de las paredes o el cableado fotovoltaico.
• Registros de pruebas y mediciones: Documentan valores relevantes para la seguridad, como muestras de presión, ajustes hidráulicos, mediciones de cadenas fotovoltaicas o mediciones de aislamiento.
• Registros de material y entrega: Demuestran qué productos se han instalado y que cumplen los requisitos, por ejemplo, los modelos de bombas de calor o los módulos fotovoltaicos.
• Protocolos de montaje y puesta en marcha: Documentan cada paso de la instalación y confirman que el sistema se ha iniciado correctamente.
• Informes de defectos y pruebas de eliminación: Registran las deficiencias identificadas y muestran cuándo y cómo se solucionaron.
• Aprobaciones y aprobaciones parciales: Documentan el consentimiento del cliente a los servicios prestados para evitar disputas sobre el trabajo que ya se ha completado.
• Comunicación con constructores y subcontratistas: Registran las decisiones importantes por escrito para excluir las discusiones posteriores.
• Documentos de seguridad y riesgos laborales: Documentan las evaluaciones de riesgos, las medidas de protección y los eventos relacionados con la seguridad.
• Archivo de todos los documentos: Guardará sus documentos de forma segura durante todo el período de garantía para que cualquier prueba esté disponible de inmediato.

Errores típicos que las empresas deben evitar

Muchas empresas cometen errores al documentar las obras de construcción, lo que más adelante genera disputas, demoras o problemas de responsabilidad. Estos errores son fáciles de evitar si se introducen normas claras en el equipo.

• Muy pocas fotos: Sin imágenes significativas, ya no puede probar las líneas ocultas o los pasos críticos de ensamblaje.
• Faltan fechas o no están claras: Sin fecha y hora, no es posible rastrear cuándo se realizó el trabajo o cuándo se descubrió un defecto.
• Documentación solo al final del proyecto: Cualquiera que documente tarde olvida los detalles y corre el riesgo de que la información sea incorrecta, ya que faltan pasos intermedios importantes.
• No hay acuerdos escritos con los clientes: Los acuerdos verbales a menudo conducen a disputas, por lo que cualquier cambio debe documentarse por escrito y con una foto.
• Trámites en el sitio de construcción: Las notas sueltas se pierden rápidamente y carecen de valor en caso de una disputa, por lo que es necesaria una presentación digital y estructurada.
• Faltan informes de pruebas y mediciones: Sin valores medidos, no se puede probar el diseño correcto, especialmente para bombas de calor, sistemas fotovoltaicos y trabajos hidráulicos.
• Transmita las deficiencias solo verbalmente: Los defectos deben documentarse e identificarse claramente para que se cumplan los plazos y se aclaren las responsabilidades.
• Los documentos no se archivan: Cualquier persona que no asegure los documentos más allá del período de garantía pierde pruebas importantes de los casos de servicio posteriores.

Documentación digital de obras de construcción: cómo ahorrar tiempo y evitar riesgos de responsabilidad

Con la documentación digital del sitio de construcción, ahorra tiempo porque toda la información se registra directamente en el sitio de construcción y se almacena automáticamente. Evita los riesgos de responsabilidad porque las fotos, los valores de medición y las marcas de tiempo documentan claramente cada paso del trabajo. Las herramientas digitales sustituyen al papeleo y ofrecen procesos claros que son inmediatamente comprensibles para todos los empleados.

La documentación digital es particularmente valiosa para las empresas de HVAC porque los sistemas técnicos requieren una documentación precisa. Las listas de verificación digitales aseguran el proceso de cada instalación y garantizan que no se pase por alto ningún trabajo. Las fotos muestran las líneas ocultas o los pasos de montaje y lo protegen en caso de quejas. De esta forma, aumenta la calidad y reduce los riesgos legales.

¿Cuál es el período de almacenamiento de la documentación del sitio de construcción?

El período de garantía según el BGB es válido durante cinco años y debe conservar la documentación de la obra durante este período. Para trabajar de acuerdo con la VOB/B, también hay un período de cinco años a partir de la aceptación. Los documentos relevantes para la seguridad, como los documentos de la DGUV o los informes de pruebas, pueden requerir plazos más largos. Debe obtener voluntariamente los documentos de planificación y las pruebas técnicas durante diez años para poder cubrir completamente las disputas posteriores.

Así es como las empresas artesanales implementan la documentación que cumple con la ley

La documentación que cumple con la ley se crea mediante un proceso claro que funciona de la misma manera en todos los sitios de construcción. El proceso comienza con estándares fijos y termina con una archivación limpia de todos los documentos. Siga cinco pasos para proteger su negocio de manera confiable.

1. Establezca estándares de documentación claros: Determinan qué trabajo debe documentarse y con qué grado de detalle. Esto incluye fotos, mediciones, pruebas e informes diarios breves. Las normas uniformes garantizan que todos los empleados trabajen de la misma manera y que no falten pruebas importantes.
2. Crea plantillas y listas de verificación: Crean plantillas para informes de montaje, informes de medición y documentación fotográfica. Las listas de verificación ayudan a su equipo a registrar por completo cada paso del trabajo. Sin plantillas, cada persona documenta de forma diferente, lo que más adelante genera lagunas.
3. Capture la documentación directamente en el sitio de construcción: Documentan cada paso relevante in situ y no solo al final del día. Las fotos muestran líneas ocultas, los valores de medición garantizan una ejecución correcta y las notas breves registran características especiales. Solo la documentación en tiempo real es legalmente segura.
4. Compruebe la integridad y la calidad: Después de cada día hábil, comprueban si la documentación está completa. Ahora se pueden compensar las fotos o los protocolos que faltan. Este control ahorra muchas discusiones más adelante y evita que se pierdan las pruebas.
5. Archive los documentos de forma centralizada y legalmente segura: Almacenan todos los documentos de forma estructurada y a largo plazo. Un sistema de archivo central garantiza que su equipo tenga acceso a todos los documentos en cualquier momento. De este modo, usted cumple con los requisitos legales de almacenamiento y puede resolver las disputas con facilidad.

Conclusión: Por qué la documentación estructurada se convierte en una ventaja competitiva

La documentación estructurada fortalece su negocio: como resultado, reduce las disputas, reduce los riesgos de garantía y hace visible la calidad de cada sitio de construcción. También trabaja de manera más eficiente porque las pruebas están disponibles en cualquier momento y las consultas se reducen considerablemente. Al mismo tiempo, generas confianza en los clientes: cada paso es transparente y comprensible. Por lo tanto, debes confiar en procesos claros y herramientas digitales para que tu equipo esté debidamente documentado y tu empresa esté legalmente segura.

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