10 Anbieter von KI-Telefonassistenten (Voice Agent) im Vergleich

Stellen Sie sich vor, kein Anruf bleibt unbeantwortet – egal ob abends, am Wochenende oder während eines Kundentermins. Genau das versprechen KI-Telefonassistenten, die rund um die Uhr erreichbar sind, Anrufe intelligent verarbeiten und nahtlos in Ihre Arbeitsprozesse greifen. Doch welche Lösung passt wirklich zu Ihrem Unternehmen? Hier erhalten Sie eine Übersicht von 10 Anbieter von KI-Telefonassistenten.

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Worauf sollte ein Unternehmen bei der Auswahl eines KI-Telefonassistenten achten?

Unternehmen sollten einen KI-Telefonassistenten nach klaren B2B-Kriterien auswählen, damit Anrufe zuverlässig qualifiziert, dokumentiert und an die richtigen Mitarbeiter gelangen.

• Geschäftsziele und Use Cases: Definieren Sie zuerst den Zweck. Typisch sind Lead-Hotline, Terminannahme, Notdienst und Störungsmeldungen.
• 24/7-Erreichbarkeit und Uptime: Der Dienst muss rund um die Uhr stabil laufen. Planen Sie Failover auf Voicemail, SMS oder Rückruflisten.
• Sprachqualität und Latenz: Stimmen sollen natürlich klingen. Antworten müssen ohne hörbare Verzögerung kommen.
• Mehrsprachigkeit und Dialektfähigkeit: Prüfen Sie verfügbare Sprachen und Stimmen. Testen Sie Akzente und branchentypische Begriffe.
• Gesprächsfluss und Eskalation: Der Agent braucht klare Pfade und Abbruchlogik. Warm-Transfer an Mitarbeitende muss jederzeit möglich sein.
• Terminbuchung und Workflows: Kalender-Sync und Bestätigung per E-Mail oder SMS sparen Zeit. Regeln für No-Shows und Umbuchungen gehören dazu.
• Wissensbasis und Aktualisierung: Inhalte müssen versioniert und schnell änderbar sein. Gute Systeme nutzen eine geprüfte Wissensquelle statt freier Websuche.
• Integrationen und API: Verbinden Sie CRM, Ticketsystem und Telefonanlage. Automatischer Eintrag von Transkripten und Zusammenfassungen spart Arbeit.
• Datenschutz und DSGVO: Bevorzugen Sie Hosting in der EU oder in Deutschland. Schließen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag und minimieren Sie personenbezogene Daten.
• Sicherheit: Verlangen Sie Transport- und Ruhend-Verschlüsselung. Rollen, Rechte und Audit-Logs sind Pflicht.
• Protokolle und Analytics: Sie brauchen Transkripte, Zusammenfassungen und KPI-Dashboards. Messen Sie Erreichbarkeit, Abschlussquote und Gesprächsdauer.
• Qualitätssicherung: Nutzen Sie Sandbox-Tests und A/B-Dialoge. Hören Sie kritische Anrufe an und verbessern Sie Prompts gezielt.
• Support und SLA: Fordern Sie deutschsprachigen Support mit klaren Reaktionszeiten. Onboarding und Best-Practice-Vorlagen beschleunigen den Start.
• Skalierbarkeit: Der Dienst muss Lastspitzen und mehrere Standorte tragen. Mehrere Nummern und Rollen pro Team erleichtern den Betrieb.
• Kostenmodell und ROI: Verstehen Sie Grundgebühr, Nutzungspreise und Add-ons. Kalkulieren Sie den Break-even mit vermiedenen verpassten Anrufen.
• Einrichtungsaufwand und Time-to-Value: Idealerweise sind Sie in Tagen live. Vorlagen und Self-Service senken die Abhängigkeit vom Anbieter.
• Compliance und Recht: Regeln Sie Ansagen zu Mitschnitten und Einwilligungen. Klären Sie Notruf-Handling und Aufbewahrungsfristen.
• Robustheit bei schlechter Qualität: Der Agent braucht Rauschfilter und DTMF-Fallback. So bleiben Kernprozesse erreichbar.
• Barrierefreiheit und Erreichbarkeit: Menü per Tasten hilft in lauten Umgebungen. Klare Ansagen verbessern die Verständlichkeit.

Welche Anbieter von KI-Telefonassistenten gibt es?

Zu den relevanten Anbietern im DACH-Markt zählen autarc, HalloPetra, Fonio.ai, Meiti und TrendView sowie etablierte Plattformen wie Cognigy, Parloa, Placetel Voice AI, PolyAI und Voximplant. Die Wahl hängt vor allem von Integrationen, DSGVO-Umsetzung, Sprachen und dem Abrechnungsmodell ab.

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autarc

Autarc bietet einen KI-Telefonassistenten für SHK- und PV-Betriebe. Er nimmt Anrufe automatisch an und erkennt Anliegen wie Störung oder Angebot. Er dokumentiert alle Infos strukturiert im integrierten CRM. Terminabsprachen und Weiterleitungen sind möglich. Über 100 Stimmen in 32 Sprachen sind erhältlich. Abrechnung erfolgt nutzungsbasiert pro Gesprächsminute, die Grundfunktionen der Suite sind integriert. Datenverarbeitung ist DSGVO-konform mit deutscher Rufnummernführung.

Cognigy

Cognigy liefert Voice-AI-Agents für Contact Center. Der Fokus liegt auf natürlicher Sprache, Routing und hoher First-Call-Resolution. Die Plattform bindet sich an CCaaS und CRM an. Sie adressiert Enterprise-Anforderungen mit Analytics und Automatisierung. EU-Optionen sind verfügbar, die Lösung ist skalierbar. Geeignet ist sie für Unternehmen mit hohen Volumina und komplexen Journeys.

Fonio.ai

Fonio.ai ist ein deutschsprachiger KI-Telefonassistent mit 24/7-Annahme. Das System erstellt Zusatznummern, integriert Kalender und CRM und bietet Stimmenauswahl. Transkription, E-Mail und SMS gehören dazu. Abrechnung erfolgt minütlich ohne Bindung, Enterprise-Pakete sind verfügbar. Hosting liegt bei Hetzner in Nürnberg, LLM-Partner laufen über Azure EU. Zielgruppe sind KMU in DACH mit schnellen Go-Live-Anforderungen.

HalloPetra

HalloPetra ist eine KI-Bürokraft für Handwerksbetriebe. Sie nimmt Anrufe an, qualifiziert Anfragen und leitet Infos an die richtigen Ansprechpartner. Terminbuchung mit Bestätigung per SMS ist Teil des Funktionsumfangs. Die Lösung lässt sich mit Branchenlogik und individuellen Fragen anpassen. Serverstandort ist Frankfurt, die Datenräume sind pro Betrieb getrennt. Ziel ist ein günstiges Kosten-Nutzen-Verhältnis für KMU.

Meiti

Meiti kombiniert KI-Telefonassistent und Chatbot. Die Lösung beantwortet Anrufe und WhatsApp-Nachrichten automatisch. Eine eigene Wissensdatenbank steuert Antworten und Qualifizierung. Transkription und Vorschläge für Wissensartikel sind enthalten. Zielgruppen sind Selbstständige und kleine Teams, die einfache Prozesse automatisieren wollen. Die App ist auch mobil verfügbar.

Parloa

Parloa ist eine Plattform für generative Voice-Journeys. Ziel ist eine Kombination aus Empathie und Effizienz im Service. Die Lösung skaliert auf Millionen Gespräche und bindet Contact-Center-Stacks an. Sie bietet Assist-Funktionen für Mitarbeitende und Echtzeit-Unterstützung. Einsatzfelder reichen von Hotline bis Outbound. Parloa adressiert Enterprise-Use-Cases mit starkem CX-Fokus.

Placetel Voice AI

Placetel integriert Voice-AI direkt in die Cloud-Telefonanlage. Der Bot beantwortet Fragen, leitet Anliegen weiter und entlastet Teams. Terminierung und Analysen lassen sich über die PBX-Umgebung abbilden. Zielgruppe sind KMU, die bereits Placetel nutzen. Vorteile sind die nahtlose Telefonie-Integration und der einfache Start.

PolyAI

PolyAI baut lifelike Voice-Agents für Enterprise-Service. Der Schwerpunkt liegt auf natürlichen Gesprächen in vielen Sprachen. Die Plattform automatisiert komplexe Supportfälle und skaliert Gespräche weltweit. Integrationen mit Contact-Center-Stacks sind üblich. Das Unternehmen ist im Enterprise-Segment etabliert und wächst stark.

TrendView

TrendView bietet einen KI-Voice-Agent für Terminierung, Routing und Reklamationen. Der Assistent übernimmt Anrufe rund um die Uhr und soll Wartezeiten reduzieren. Funktionsschwerpunkte sind Anrufannahme, Weiterleitung und strukturierte Erfassung. Das Unternehmen positioniert den Service als DSGVO-konform. Der Ansatz adressiert KMU, Praxen und Services mit Bedarf an Erreichbarkeit.

Voximplant

Voximplant ist eine CPaaS-Plattform mit Voicebots und Contact-Center-Bausteinen. Unternehmen erstellen Inbound- und Outbound-Bots ohne Code oder per API. Es gibt STT, TTS, Dialogflow-Anbindung und Telephony-Funktionen wie SIP. Zielgruppe sind Entwickler und Teams, die flexible Bausteine suchen. Der Ansatz eignet sich für individuelle Telefon-Automatisierung.

Was kosten KI-Telefonassistenten?

Die Kosten für KI-Telefonassistenten sind je nach Anbieter und Anrufvolumen unterschiedlich. Monatslizenzen starten bei etwa 30 bis 150 Euro pro Standort. Enterprise liegt deutlich höher. Nutzungsbasiert zahlen Sie oft 0,05 bis 0,80 Euro je Minute oder 0,50 bis 2,00 Euro je Anruf. Hybrid kombiniert eine Grundgebühr von 20 bis 100 Euro mit Minutentarifen. Pakete enthalten ein Freikontingent und staffeln danach.

Einmalige Setupkosten liegen je nach Integrationen zwischen 0 und 3.000 Euro. Schulung und Onboarding können extra kosten. Zusatzmodule verursachen laufende Kosten. Dazu zählen Premiumstimmen und weitere Rufnummern und SIP-Trunks.

Welche Branchen profitieren am meisten?

Am meisten profitieren Branchen mit vielen Anrufen, klaren Standardprozessen und Terminlogistik u.a.:

• Handwerk: Notdienst, Störungsmeldungen und schnelle Terminvergabe.
• Immobilien und Hausverwaltungen: Mieterhotline, Schadensmeldungen und Ticketanlage.
• Gesundheitswesen (Praxen, Physio, Dental): Terminbuchung, Ausfälle reduzieren und Rückrufe planen.
• Hotellerie, Gastronomie und Ferienvermietung: Buchungsanfragen, Check-in-Infos und 24/7 Erreichbarkeit.
• E-Commerce und Einzelhandel: Bestellstatus, Retouren und einfache FAQ.
• Logistik und Spedition: Sendungsverfolgung, Abholfenster und Umleitungen.
• Facility Management, Sicherheitsdienste und Reinigung: Bereitschaftsdienst, Eskalation und Einsatzplanung.
• Kfz-Werkstätten und Autohäuser: Werkstatttermine, Ersatzwagen und Rückrufe.
• Öffentlicher Sektor und Kommunen: Bürgerhotlines, Auskünfte und Terminfenster.

Was sind die Vorteile vom autarc Voice Agent?

Unserer Voice Agent hat folgende Vorteile gegenüber anderen Anbietern:

• Rund-um-die-Uhr erreichbar: Das KI-Telefon nimmt Anrufe jederzeit an, auch am Wochenende. So geht außerhalb der Bürozeiten kein Anruf verloren.
• Flexibel konfigurierbare Assistenten: Sie legen beliebig viele Assistenten an und wählen aus über 100 Stimmen in 32 Sprachen. Damit passt sich das System Ihren Abläufen an.
• Direkt an die autarc-App angebunden: Der Voice Agent ist fest in die autarc-App integriert. Projektverwaltung, Angebote und Rechnungen laufen in einem System. Das sorgt für durchgängige Prozesse und zentrale Daten.
• Konsequent DSGVO-konform: Die Verarbeitung erfolgt vollständig nach DSGVO und ausschließlich in Deutschland. So profitieren Sie von hohen Sicherheits- und Datenschutzstandards.
• Kosteneffizient: Gegenüber einer Vollzeitkraft oder einem externen Telefonservice sparen Sie deutlich. Gleichzeitig erhalten Sie eine hohe Leistung und Verfügbarkeit.

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