Cree un informe de aceptación correctamente: así es como la documentación de construcción que cumple con la ley

La planta se ha puesto en funcionamiento y, sin embargo, falta el paso decisivo: la aceptación. Para estar protegido legalmente y poder emitir la factura final, necesita un protocolo completo. Descubra aquí cómo proteger su remuneración de forma legalmente segura y, por último, evitar retrasos en los pagos.

¿Qué es exactamente la aceptación en términos de la ley de construcción?

La aceptación es la recepción física de la obra por parte del cliente y su reconocimiento como servicio de acuerdo con el contrato. Marca el momento legal en el que se produce la transferencia del riesgo y comienza el período de garantía. Esto invierte la carga de la prueba a su favor y le corresponde su remuneración.

¿Cuáles son las consecuencias legales de la aceptación?

La aceptación finalmente asegura sus reclamos como artesano y desencadena las siguientes consecuencias legales:

• Fecha de vencimiento de la remuneración: Se considera que su servicio se ha prestado en su totalidad. Ahora puedes enviar tu factura final y reclamar el pago al cliente.
• Inversión de la carga de la prueba: Esta es su ventaja más importante en caso de disputa. A partir de ahora, el cliente debe demostrar que hay un defecto. Antes de la aceptación, tenías la obligación de aportar pruebas.
• Transferencia del riesgo: El riesgo de daño o pérdida accidental se transfiere al cliente. A partir de este momento, ya no será responsable de los daños causados por terceros o por fenómenos meteorológicos.
• Inicio del plazo de prescripción: El período de su responsabilidad por defectos (garantía) comienza ese día. Dependiendo del contrato, suele ser de cuatro años (VOB/B) o de cinco años (BGB).
• Pérdida de reclamaciones sin reservas: El cliente pierde ciertos derechos en caso de aceptación incondicional. Por ejemplo, ya no puede reclamar una sanción contractual si no la ha reservado expresamente en el protocolo.

¿Cuáles son las consecuencias de una aceptación incorrecta?

Una aceptación incorrecta o incompleta conlleva riesgos financieros considerables y debilita enormemente su posición legal frente al cliente. He aquí un resumen de las consecuencias:

• Retraso en el pago: Su remuneración no se adeuda legalmente. No puede emitir una factura final legalmente segura y tiene que esperar un tiempo innecesariamente largo para recibir su dinero.
• Carga restante de la prueba: Debes seguir demostrando que tu desempeño es impecable. Si el cliente se queja más adelante, se encuentra en una mala posición negociadora.
• Inicio retrasado de la garantía: El período de responsabilidad por defectos no comienza a correr. Como resultado, de hecho, usted es responsable de su instalación durante más tiempo del acordado contractualmente.
• Responsabilidad por daños incidentales: Usted corre el riesgo de sufrir daños. Si el sistema sufre daños causados por terceros o se inclina antes de una aceptación válida, tendrás que pagar por los daños.
• Demandas innecesarias: La falta de detalles en el protocolo a menudo conduce a discusiones sobre el estado en el momento de la entrega. Corre el riesgo de costosos gastos de expertos y prolongados litigios en los tribunales.

¿Qué debe incluirse en un informe de aceptación legalmente seguro?

Un informe de aceptación legalmente seguro debe contener los datos exactos del proyecto, así como la fecha y el lugar de la inspección. Enumere a todos los participantes y una descripción específica del servicio. Documente completamente todos los defectos visibles y el trabajo restante. También se requiere una declaración expresa de aceptación. Finalmente, el cliente y el contratista deben firmar el protocolo.

¿Cuáles son las características especiales de los ingenieros de calefacción y de energía solar?

Para los ingenieros de calefacción y los ingenieros solares, es crucial probar la información técnica que figura en el protocolo. Debe documentar que ha dado instrucciones al cliente sobre cómo utilizar el sistema. Asegúrese de entregar todas las instrucciones de funcionamiento y los diagramas de circuitos. También es importante documentar con fotografías los componentes ocultos, como tuberías o cables. Confirme también por escrito la entrega de los documentos pertinentes de conexión a la red para los sistemas fotovoltaicos.

¿Cuál es la diferencia entre una aceptación según BGB y VOB?

La diferencia radica principalmente en la base legal aplicable y los períodos de garantía resultantes. El BGB constituye la norma legal automática para los contratos de trabajo. Prevé un período de garantía de cinco años. Sin embargo, debe aceptar contractualmente de forma explícita la VOB/B, ya que está diseñada específicamente para los procesos de construcción. El plazo de prescripción para los defectos suele ser de solo cuatro años. La normativa sobre la aceptación ficticia también suele estar formulada de forma más favorable para los comerciantes de la VOB/B, lo que facilita la aceptación de los clientes que no responden.

La siguiente es una descripción general de las diferencias más importantes entre BGB y VOB/B:

‍

¿Qué hacer si el cliente se niega a aceptar?

Estas son las instrucciones sobre cómo proceder en caso de denegación de aceptación, formuladas en frases sencillas y dirigidas directamente.

Instrucciones paso a paso en caso de denegación de aceptación

En caso de rechazo, siga estrictamente este plan y garantice sus derechos paso a paso:

1. Compruebe la naturaleza de los defectos: Distinga inmediatamente entre defectos significativos e insignificantes. Solo los errores graves justifican la negativa a aceptar. No se incluye una tira decorativa faltante o un pequeño rasguño.
2. Solicitud de aceptación a pesar de los defectos: Recuerde al cliente su obligación de aceptar. Ofrécele que anote las pequeñas deficiencias en las actas a modo de reserva. Por lo tanto, el cliente no puede negarse a firmar.
3. Fija una fecha límite por escrito: Escribe una solicitud formal al cliente de inmediato. En él, especifique una fecha específica para la aceptación conjunta. Un período de 12 días hábiles es habitual y apropiado.
4. Utilice la verificación de estado: Si el cliente no responde a su cita, vaya solo a la obra. Lo ideal es que lleves contigo a un testigo neutral. Documente detalladamente el estado del sistema y tome fotografías. Envía este informe al cliente como una verificación de estado.
5. Activa la aceptación ficticia: Si el plazo establecido vence sin una respuesta del cliente, a menudo se produce una aceptación ficticia. La obra se considera entonces legalmente aceptada. Ahora puede enviar su factura final y solicitar su remuneración.

¿Cómo optimiza la documentación digital de construcción el proceso de aceptación?

La documentación digital de construcción acelera enormemente el proceso de aceptación mediante el almacenamiento central de datos y la creación automática de informes.

• Ahorro masivo de tiempo: Ya no tendrá que copiar laboriosamente los datos a mano. Toda la información del proyecto se incluye automáticamente en el protocolo desde el archivo del proyecto. El documento final se crea directamente en el sitio de construcción con solo unos pocos clics.
• Pruebas fotográficas judiciales: Insertas fotos de defectos o trabajos realizados en el lugar correcto. Las imágenes están firmemente vinculadas al proceso y se almacenan de forma segura. Esto proporciona una claridad inmediata y evita discusiones posteriores sobre los detalles.
• Disponibilidad inmediata: El cliente firma directamente en su tableta o smartphone. El protocolo PDF terminado termina en su bandeja de entrada de correo electrónico segundos después. Te ahorras el viaje a la oficina y el envío de correo analógico.
• Legibilidad sin errores: Los manuscritos ilegibles en papel carbón son cosa del pasado. Técnicamente, se descartan los malentendidos debidos a notas poco claras. El diseño digital limpio hace que su apariencia sea mucho más profesional para los clientes.

¿Cómo me ayuda Autarc con una aceptación legalmente segura?

Autarc asegura completamente su aceptación a través de un historial completo de proyectos y protocolos digitales a prueba de manipulaciones.

• Archivos de construcción completos: Documentan todo el progreso de la construcción de forma centralizada en el software desde el primer día. Todos los detalles siguen siendo perfectamente comprensibles incluso meses después. Cuando aceptas, tienes acceso a todos los datos del proyecto. De este modo, se evitan las peligrosas lagunas de conocimiento durante los debates in situ.
• Evidencia fotográfica localizada: Vinculan las fotos de las instalaciones directamente al informe de aceptación. De este modo, se puede demostrar claramente el correcto estado de los cables colocados bajo yeso o de los cables situados bajo módulos. Esta evidencia repele eficazmente las quejas injustificadas en el futuro.
• Firma legalmente segura: Permita que el cliente firme directamente en su tableta o smartphone. En ese momento, el documento se escribe y se crea en formato PDF. Por lo tanto, técnicamente se descarta la manipulación posterior del contenido. Esto genera confianza y seguridad jurídica absoluta.
• Listas de verificación guiadas: Utilice nuestras plantillas especiales para calefacción y energía fotovoltaica. La aplicación lo guía paso a paso a través de todos los puntos de prueba de aceptación relevantes. Por lo tanto, no olvidará ningún detalle formal, como la entrega del manual de usuario o la documentación del sistema.

El nuevo estándar para la documentación de construcción en artesanía

¿Documentan las deficiencias, las adiciones o el progreso diario de la construcción? ¿Con el autarco Documentación de construcción Capture fotos, notas, registros y aprobaciones directamente en el sitio de construcción y compártalo todo con su oficina en tiempo real. Funcionan de forma legalmente segura, transparente y sin desorden de notas. Digitalice sus procesos y haga que su empresa sea más rápida y resiliente. ¡Pruébelo ahora gratis durante 14 días!

‍